Filo Sigorta Yönetimi: Yenileme Tarihlerini Atlamamak İçin

Bir filoda 20-50 araç olduğunda, her aracın trafik (zorunlu), kasko, IMM ve diğer poliçeleri farklı tarihlerde başlar ve biter. Ay sonunda her birinin yenileme tarihini hatırlamak imkânsızdır; muhtemelen ayda bir tane "geç kalınmış" yenileme yaşarsınız. Bu rehberde otomatik uyarı sistemi kurmanın pratik yolunu ele alıyoruz.

Çoklu araçta neden zor?

Her aracın 4-5 farklı poliçesi olduğunu düşünün: trafik, kasko, IMM, koltuk ferdi kaza. 20 araçlık bir filoda bu yaklaşık 80-100 ayrı poliçe demektir. Her poliçenin başlangıç-bitiş tarihi, sigorta şirketi, acente bilgisi, prim tutarı, taksit planı farklıdır.

Bu yapı Excel'de takip edildiğinde:

• Excel açılmazsa hatırlatma yok
• Tarih hatırlatması manuel; "ayın 15'i 8 araç yenilenmeli" diye not tutulur
• Kişi izinli olduğunda sistem durur
• Yenileme tarihinde araç sigortasız kalır → cezai risk + hasar anında karşılıksızlık

Otomatik uyarı mantığı

Profesyonel bir sistem, her gece (veya her hafta) çalışan bir cron task ile poliçe bitiş tarihlerini kontrol eder. Tipik akış:

1. Cron task tetiklenir (Pazartesi sabahı 09:15)
2. Tüm aktif poliçeleri DB'den çek
3. Her poliçenin bitiş tarihinden bugüne kalan gün sayısını hesapla
4. Eşik değerleri ile karşılaştır (30 gün, 7 gün)
5. Eşiği geçmiş poliçeler için bildirim üret
6. Sahip ve yöneticilere e-posta + uygulama içi gönder

Bu sistem hiçbir poliçenin gözden kaçmasına izin vermez. Ekipte sorumlu kişi izindeyken bile cron çalışmaya devam eder, başka rolleri uyarır.

30 ve 7 gün eşiği

İki seviyeli eşik mantığı en yaygın yaklaşımdır:

• 30 gün: "Yaklaşıyor" — uyarı seviyesi. Acente ile iletişim kurma, teklif alma fırsatı.
• 7 gün veya az: "Kritik" — acil aksiyon. Bu eşiği geçtikten sonra poliçe yenilenmemiş ise cezai risk başlar.

Bazı sistemler ek eşikler (60 gün, 14 gün) destekler; ancak iki seviyeli yaklaşım çoğu durumda yeterlidir.

Bildirim kanalları

Bir uyarı şu kanallarla iletilebilir:

• Uygulama içi (in-app): Yöneticinin sisteme girdiğinde gördüğü kırmızı badge
• E-posta: Saatlik veya günlük dijest, geçmiş kanıt için
• SMS: Acil durumlar için (ek maliyet)
• Push notification: Mobil uygulama varsa

Sahip ve yönetici rolündeki kullanıcılara bildirim gitmesi standart yaklaşımdır. Müşteri temsilcisi rolüne bu bildirimler genelde gerekli değildir.

Araç tarafına senkron

Sigorta modülünün önemli bir özelliği, poliçe kayıt edildiğinde aracın kasko_bitis ve trafik_sigorta_bitis alanlarını otomatik güncellemesidir. Birden fazla poliçe varsa en geç bitiş tarihi referans alınır.

Bu senkronizasyon sayesinde sigorta modülünüz aktif olmasa bile (örneğin kapatılmış olsa bile), araçların yasal takvim cron uyarıları çalışmaya devam eder. KURAL-9 — modül bağımsızlık ilkesi bayinin operasyon sürekliliğini garanti eder.

OtoTek'te sigorta uyarıları

Sigorta modülü her Pazartesi sabah 09:15'te çalışan cron task ile poliçe bitiş tarihlerini kontrol eder. 30 gün uyarı, 7 gün kritik bildirim eşikleri standart; yapılandırılabilir. Sahip ve yöneticilere e-posta + uygulama içi bildirim gider; bildirim tercihleri ekranından kapatılabilir.

Aynı modül kasko ve trafik tarihlerini araçların kasko_bitis / trafik_sigorta_bitis alanlarına otomatik yansıtır; Kiralama ve Demirbaş modülleri bu alanları kullanarak kendi yasal takvim uyarılarını çalıştırır.

Çoklu sigorta teklifi karşılaştırma rehberimiz konuyu tamamlayan bir okumadır.

Özetle: Filoda sigorta yenileme tarihlerini elle takip etmek mümkün değildir. Otomatik cron uyarıları ve iki seviyeli eşik mantığı, hiçbir poliçenin atlanmasını engeller. Cezai risk ve hasar karşılıksızlığı geçmişte kalır.