Şirket Araçları Yönetimi: Zimmet, Yakıt ve Bakım Takibi

Şirket araçlarının yönetimi, görünürde basit bir konudur ama kontrolsüz bırakıldığında ciddi maliyet kayıplarına yol açar. Yakıt fişleri kaybolur, bakım tarihi geçer, hangi çalışanın hangi aracı kullandığı belirsiz hâle gelir. Bu rehberde profesyonel bir şirket aracı yönetiminin temel yapı taşlarını ele alıyoruz.

Neden bir sistem gerekli?

Şirket araçları çoğu firmada ortalama 5-30 araç arası bir filo oluşturur: servis aracı, çekici, müdür otomobili, satış temsilcisi araçları, ikame araçlar. Her birinin kendi yakıt, bakım, sigorta, MTV, HGS giderleri var; her biri farklı çalışana zimmetli. Bu yapı Excel veya defter ile sürdürüldüğünde:

• Yakıt fişlerinin %20-30'u kaybolur
• Sigorta yenileme tarihi 1-2 araç için kaçırılır (cezai risk)
• Bakım kilometresi geçen araçlar büyük arıza yapar
• Çalışan ayrıldığında zimmetli araç durumu bilinmez
• Yıllık denetimde envanterin gerçek durumu çıkarılamaz

Profesyonel bir sistem bu sorunları ortadan kaldırır.

Zimmet süreci ve dijital tutanak

Bir aracı çalışana zimmetlemek için doğru süreç:

1. Zimmet türünü seçin: Daimi (sürekli çalışana ayrılmış), geçici (kısa süreli), proje (belirli iş için), görev (iş seyahati için)
2. Çıkış değerlerini kaydet: Kilometre, yakıt yüzdesi, varsa hasar geçmişi
3. Beklenen iade tarihini belirleyin (geçici/proje/görev türü için)
4. Tutanak PDF'i otomatik üretilsin: Çalışanın imzası için hazır
5. İmzalı PDF'i sisteme yükleyin: Dijital arşivde saklansın

Aracın iadesi sırasında dönüş kilometresi ve yakıt yüzdesi kaydedilir; çıkış değerleriyle karşılaştırılır. Eğer aracın kullanım süresi içinde hasar oluştuysa SVG ekspertizi ile işaretlenir.

Masraf kategorileri

Tipik şirket aracı masraf kategorileri:

• Yakıt: Litre + tutar + km girişiyle, ortalama yakıt tüketimi otomatik hesaplanabilir
• Bakım: Periyodik bakım (yağ, filtreler), sonraki bakım kilometresi sistemde güncellenir
• Onarım: Arıza onarımları, garanti dışı işler
• Sigorta: Trafik, kasko, IMM (sigorta modülüyle entegre)
• MTV: Motorlu taşıtlar vergisi (yıllık)
• HGS: Otoyol geçiş ücreti dolum kayıtları
• Lastik: Yaz/kış lastik değişimi, balans-rot
• Muayene: Periyodik muayene ücretleri
• Otopark: Aylık otopark abonelikleri
• Temizlik: Detaylı yıkama, iç temizlik
• Diğer: Kategoriye uymayan istisna kalemler

Her masrafa fatura no, tarih, tutar, KDV, belge dosyası (PDF/JPG) eklenebilir. Yıl sonunda araç bazında, kategori bazında, çalışan bazında raporlanır.

Yasal takvim ve uyarılar

Bir aracın yasal takviminde takip edilmesi gereken tarihler:

• Muayene bitiş tarihi
• Kasko sigortası bitiş
• Trafik (zorunlu) sigortası bitiş
• Egzoz emisyon ölçümü bitiş

Bu tarihler kaçırıldığında ya cezai yaptırım ya da gider riski vardır. Profesyonel bir sistem her hafta (örneğin Pazartesi sabahları) cron task ile bu tarihleri kontrol eder; 30 gün kalanlar için uyarı, 7 gün kalan veya geçen tarihler için kritik bildirim sahip ve yöneticilere e-posta + uygulama içi gönderir.

Periyodik bakım takibi

Bakım takibi için iki temel yaklaşım vardır:

1. Kilometre bazlı: Üreticinin önerdiği bakım kilometrelerine göre (örneğin her 15.000 km'de bakım)
2. Tarih bazlı: Her yıl periyodik bakım (düşük km kullanan araçlar için)

OtoTek'te kilometre bazlı yaklaşım benimsenmiştir. Bakım kategorisinde masraf eklendiğinde sonraki bakım kilometresi otomatik güncellenir. Cron task aracın mevcut KM ile sonraki bakım KM arasındaki farkı izler; 1000 km veya altında uyarı, eşik aşıldığında kritik bildirim üretir.

Denetim kaydı: kim ne yaptı

Tüm CRUD hareketleri (oluşturma, güncelleme, silme, durum değişimi, zimmet verme/alma, masraf ekleme/silme, hasar kayıt, aktarım) audit log tablosuna yazılmalıdır. Audit kaydında bulunması gereken alanlar:

• Kullanıcı (kim yaptı)
• Zaman damgası
• Olay tipi (enum)
• Değişiklikler (eski/yeni JSON)
• Açıklama notu

Yıllık denetimde "şu aracın kilometresi 6 ayda 30.000 nasıl arttı" gibi sorulara saniyeler içinde cevap verilir.

OtoTek'te demirbaş yönetimi

OtoTek Demirbaş modülü bu rehberde anlattığımız tüm yapıyı sunar: 11 masraf kategorisi, ReportLab ile Türkçe destekli zimmet tutanağı PDF'i, yasal takvim cron uyarıları (30/7 gün), kilometre bazlı bakım uyarısı, SVG hasar ekspertizi (kiralama modülüyle paylaşımlı), Excel ve PDF envanter exportu, ikinci el envanterinden tek tıkla aktarım. Tüm hareketler audit log tablosunda kim/ne zaman/eski-yeni değer detayıyla kayıtlı.

Demirbaş aracın amortismanı rehberi bu konuyu vergi avantajı açısından tamamlar.

Özetle: Şirket araçları yönetimi Excel'de yapılabilecek bir iş değildir. Zimmet, masraf, yasal takvim, bakım ve audit log unsurlarını birleştiren bir sistem hem maliyet kontrolü sağlar hem yıl sonu denetimde elinizi rahatlatır.