Lead Yönetimi: Google Sheets'ten OtoTek'e Otomatik Senkron

Bayilerin reklam ajansından gelen lead'leri Excel veya Google Sheets üzerinden alması yaygın bir uygulamadır. Ekibe sözlü dağıtım, takipsiz lead'ler, kanal başına dönüşümün belirsizliği — sıkça karşılaşılan sorunlar. Bu rehberde otomatik senkron yapısının nasıl kurulduğunu ve neden tek çözüm olduğunu ele alıyoruz.

Manuel kopyalamanın sorunları

Reklam ajansından her gün ya da haftada bir Sheets gelir. Bayinin satış yöneticisi şunları yapar:

• Sheets'i indirir veya açar
• Yeni satırları okur
• Telefonla aramaya başlar veya temsilcilere sözlü dağıtır
• WhatsApp grubuna "şu kişi şu temsilciye verildi" yazar
• Excel'de kendi takip listesini günceller

Bu süreçte:

• Bazı lead'ler atlanır
• Kanal performansı bilinmez (bu lead Meta'dan mı, Google'dan mı?)
• Temsilci dağıtımı eşitsizdir
• Hangi lead hangi temsilcide bilinmiyor
• Geçmiş etkileşimi takip etmek imkânsız

Otomatik senkron mantığı

Profesyonel bir lead yönetim sisteminde Google Sheets, Meta Lead Ads, Google Ads, TikTok gibi kaynaklar otomatik olarak içeri çekilir. Tipik akış:

1. Sheets paylaşım linki ve sayfa adı sisteme verilir
2. Sistem servis hesabıyla okuma yapar
3. Periyodik (örneğin her 5 dakikada) yeni satırları kontrol eder
4. Yeni satırlar lead havuzuna düşer
5. Yinelenen kontrolü yapılır (telefon, e-posta)
6. Temsilci atama kuralları çalışır
7. Atanan temsilciye bildirim gider

Bu süreçte hiç manuel müdahale gerekmez. Reklam ajansı Sheets'i güncellediğinde, dakikalar içinde lead'iniz sistemde, temsilcide.

Kanban akışı: Yeni → Satıldı

Lead'ler bir Kanban panelinde durum kolonlarında ilerler:

• Yeni: Henüz iletişime geçilmemiş
• İlk Temas: Aranıldı veya WhatsApp mesajı atıldı
• Görüşmede: Müşteriyle aktif iletişim, ihtiyaç tespiti yapılıyor
• Randevu Verildi: Test sürüşü veya showroom randevusu var
• Satıldı: Anlaşma kapandı, satış oldu
• Kayıp: Satışa dönmedi (rakip aldı, vazgeçti, ulaşılamadı vb.)

Sürükle-bırak ile durum değiştirilir. Her durum geçişinde not zorunlu olabilir; geçmiş audit kaydında saklanır.

Otomatik temsilci dağıtımı

Yeni lead havuza düştüğünde sistem aşağıdaki kurallarla temsilci atar:

• Sıralı (round-robin): Her temsilciye sırayla bir lead
• İş yükü dengeli: Üzerinde en az aktif lead'i olana
• Bölgesel: Lead'in il/ilçesi temsilcinin sorumluluk bölgesindeyse
• Marka uzmanlığı: Lead'in ilgilendiği marka temsilcinin uzmanlık alanındaysa
• Kombine: Yukarıdakilerin kombinasyonu (öncelik sırası)

İzinli olan temsilciye lead atanmaz; o gün izinli olanlar dağıtım algoritmasından çıkar. Müşteri hattı boş kalmaz.

Yinelenen lead tespiti

Aynı kişi farklı kanallardan birden fazla lead olabilir. Tipik durum:

• Müşteri Meta reklamına tıklayıp form doldurur (Lead 1)
• Aynı gün Google'da reklam görüp tekrar form doldurur (Lead 2)
• 3 gün sonra arkadaşı sayesinde sizi arar (Lead 3)

Bu üçü aynı kişi olduğunda sistem otomatik olarak telefon ve e-posta üzerinden eşleştirme yapar; aynı karta üç kanal etiketi ekler. Kanal × dönüşüm raporunda doğru atıf yapılır.

KVKK uyumlu rıza yönetimi

Lead alındığında müşterinin pazarlama izni, arama izni, SMS izni ayrı ayrı kaydedilmelidir. Bu izinler:

• Meta Lead Ads formunda checkbox olarak alınır
• Sheets'te ayrı sütun olarak gelir
• Sistemde flag olarak saklanır

İzni olmayan kanaldan iletişim engellenir. Örneğin müşteri SMS izni vermemişse sistem SMS göndermez; sadece izinli kanallardan ulaşır. Bu KVKK uyumluluğu için kritiktir.

OtoTek'te lead yönetimi

OtoTek Lead modülü Google Sheets, Meta Lead Ads, Google Ads, TikTok ve serbest API kaynaklarından otomatik içe aktarım sunar. Kanban paneli, otomatik temsilci dağıtımı, yinelenen tespit, KVKK rıza yönetimi standart özelliklerdir.

AI sesli arama rehberi konuyu otomatik ön ele alma açısından tamamlar.

Özetle: Lead yönetimi Excel'de yapılacak iş değildir. Otomatik senkron, Kanban akışı, akıllı dağıtım ve KVKK rıza yönetimi olmadan reklam bütçeniz boşa gider, ekibiniz darboğaza düşer.